چه تیم شما ده نفر باشد ، چه هزار نفر ، ما جا به جایی اداره را به پنج مرحله تقسیم کرده ایم تا بتوانیم سازمان دهی کنیم و سؤالات کلیدی و بهترین ابزارها را در سال 2019 ذکر کردیم تا به شما کمک کند تا یک جابه جایی اداری بدون مشکل را انجام دهید.
اگر تیم شما می خواهد امکانات ساختمان را به روز کند ، یا مکان دیگری را در شهر شما ترجیح دهد ، ممکن است با یک کار ترسناک روبرو شوید: جا به جایی دفتر.
جا به جایی اداری با هر اندازه ای نیاز به زمان ، انرژی و توجه فوق العاده ای به جزئیات دارد. شما می توانید اهداف خود را مشخص کنید ، یک کارگزار پیدا کنید، خانه جدید شما را مبله کنید و حرکت را هماهنگ کنید
شرکت های بزرگتر غالباً از مزایای تیم تسهیلات و یک مشاور جابجایی در خارج برای مدیریت جا به جایی خود برخوردار هستند. در شرکت های نوپا و شرکت های کوچکتر ، این تدارکات معمولاً برای تکمیل یک بنیانگذار ، رئیس عملیات ، مدیر خدمات یا مدیر دفتر قرار می گیرد.
توصیه های زیر بیشتر برای تیم های کوچکتر کاربرد دارد ، اما شما ده نفر باشید یا هزار نفر ، ما حرکت عادی اداری را به پنج مرحله شکسته ایم تا شما را سامان دهیم و سؤالات کلیدی و بهترین ابزارها در سال 2019 را برای کمک به شما ذکر کردیم.
فاز اول: برنامه خود را تدوین کنید
پایه و اساس یک حرکت یکپارچه ، هماهنگی ذینفعان شما در اهداف جابجایی شما است. این ممکن است واضح به نظر برسد ، اما تدارکات حتی یک حرکت کوچک ، با توجه به بسیاری از قطعات متحرک (به معنای واقعی کلمه) درگیر ، می تواند فریبنده باشد.

قبل از انجام هر کاری ، در اینجا سؤالات کلیدی است که باید برای شروع روند جابجایی به آنها پاسخ دهید:
جدول زمانی: چه زمانی باید حرکت کنیم؟ جدول زمانی ایده آل خود را برای راحت نگه داشتن همه بیابید ، بلکه تاریخ "باید حرکت کنید" را بدانید ، هنگامی که اجاره فعلی شما منقضی می شود یا تیم شما به جایی رسیده است که به سادگی نمی توانید در فضا جای بگیرید.
نیازها: اکنون چند نفر داریم؟ براساس اهداف رشدی ما، در هر سال چند نفر خواهیم داشت؟ در فضای بعدی خود چقدر می توانیم هزینه کنیم؟
ترجیحات: سه محله برتر ما چیست؟ آیا ما یک نمایش می خواهیم؟ بعداً با یک واسطه این کار را عمیق تر خواهید کرد ، اما درک کنید که فضای کامل شما چیست.
بودجه: بودجه کل ما برای این جابجایی ، از جمله هزینه های کارگزار و تنظیم فضای جدید ، چقدر است؟ این امر بر انتخاب شما از فروشندگان و خدمات تأثیر می گذارد.
ارتباطات: چگونه و چه موقع باید تیم را در حال حرکت به روز کنیم؟ توصیه می کنیم هفته ای به روزرسانی را با ذینفعان اصلی خود داشته باشید و بسته به اندازه تیم - بسته به اندازه تیم - زمان کافی برای آماده سازی بدون ایجاد حواس پرتی بیش از حد ، به کل تیم خود اعلام کنید.
پس از پاسخ به این سؤالات ، می توانید یک قدم جلوتر بروید و KPI هایی را تنظیم کنید که شما را پیگیری کند. ما به شدت توصیه می کنیم کارهای خود و مراحل بعدی را در ابزار مدیریت پروژه مانند Trello پیگیری کنید.
فاز دوم: یک فضا پیدا کنید
مهمترین عامل حرکت شما پیدا کردن یک دفتر جدید است که متناسب با فرهنگ کار ، ترجیحات راحتی و بودجه شما باشد. برای شرکت های کوچک و بزرگ به طور یکسان ، روش آزمایش زمان برای پیدا کردن فضا کار با یک کارگزار مستاجر است.
بسیاری از شرکتهای کارگزاری بزرگتر دارای تیمهایی هستند که در برخی از مشتریان خاص فعالیت می کنند (شرکت های فناوری ، شرکت های خدمات حرفه ای و غیره) ، بنابراین اگر نیاز بی نظیری دارید نگران نباشید. اگر می خواهید قدرت مذاکره یا شرایط انعطاف پذیر تری داشته باشید ، کارگزاری ها نیز به موجودی زیرنویس دسترسی پیدا می کنند.
پارتیشن اداری
با توجه به اهدافی که با ذینفعان خود مشخص کرده اید ، می خواهید معیارهای زیر را با کارگزار خود در میان بگذارید تا به آنها در شناسایی دفاتر آینده برای تور کمک کند:
بودجه: قیمت هر فوت مربع چقدر است و چگونه مقایسه می کند با محله؟
برنامه طبقه: آیا دفتر من از پیکربندی (دفتر باز ، بولتن) تیم من پشتیبانی می کند؟ چه مقدار می تواند هزینه های فضا را بهبود بخشد تا این کار را انجام دهد؟
ظرفیت: چند نفر می توانند از این فضا در تنظیمات مختلف پشتیبانی کنند؟
امکانات: امکانات ساختمان و اداری چیست؟
شرایط: اجاره مدت چه مدت است؟ چطور دفتر وارد می شود: از قبل مبله یا به عنوان جعبه سفید؟ آیا صاحبخانه کمک هزینه ای برای پیشرفت می کند؟
پس از شروع به گشت و گذار در فضاها ، لیست کوتاهی از 3-5 فضای را شناسایی می کنید که می توانید برای تیم مدیریت و سایر ذینفعان اصلی تهیه کنید. وقتی فضا را تنظیم کردید ، آخرین مرحله مذاکره درباره شرایط مطلوب با کمک کارگزارتان است.
فاز سوم: برقراری ارتباط ، برنامه ریزی و اثاثیه
T منهای 1-2 ماه برای حرکت
هنگامی که اجاره نامه را امضا کردید ، وقت آن است که تصمیم بگیرید که چگونه فضای جدید خود را سازماندهی و تأمین کنید. شما می خواهید ذینفعان و کارمندان تیم را جمع کنید تا به سؤالات زیر پاسخ دهید:

برنامه فضایی: چگونه باید ایستگاه های کاری ، اتاق کنفرانس و سالن اجتماعات / مناطق مشترک را در فضای خود ترتیب دهیم؟ کدام تیمها در نزدیکی یکدیگر قرار دارند؟ اگر این طرح شامل تغییرات ساختاری در فضا باشد ، تیم های بزرگتر ممکن است با یک طراح داخلی یا یک معمار مشورت کنند. تیم های کوچکتر می توانند برنامه فضایی خود را با نرم افزارهایی مانند Google Draw بکشند ، یا با خدماتی مانند Bureau مشورت کنند. ما یک برنامه فضایی را به صورت رایگان تولید خواهیم کرد.
دکور: برای اینکه دفتر مانند خودمان باشد ، چه لمس های شخصی را می توانیم اضافه کنیم؟ نقاشی دیوارها یا انتخاب لوازم جانبی به رنگ امضا در اینجا در دستور کار قرار دارد.
مبلمان: مبلمان و اتاق ، سالن و محل کار برای تکمیل برنامه فضایی خود برای چه کاری نیاز دارید؟ تعادل بین کیفیت و بودجه چگونه است؟ بهتر است که زود شروع کنید ؛ شرکت های مبلمان سنتی می توانند تا دوازده هفته برای پردازش و تحویل سفارش شما نیاز داشته باشند ، و اسمبلرهای خوب خیلی زودتر از زمان رزرو می کنند. مبلمان اداری باینو می تواند کار شما را خیلی سریع تر انجام بدهد.
این باید همکاری ترین مرحله حرکت شما باشد. توصیه می کنیم به طور مرتب با کارمندان ارتباط برقرار کنید و از طریق رهبران دپارتمان یا نرم افزاری مانند Typeform برای تفکر در مورد دکور ، مبلمان و هرگونه نگرانی در مورد حرکت ، رای گیری کنید
مرحله چهارم: مقدمات نهایی
به عنوان آخرین مرحله قبل از حرکت ، تیم خود را جمع کنید تا وظیفه خود را انجام داده و پیمانکاران را درگیر کنید تا از بقیه مراقبت کنند. مجدداً ، بهتر است از ابتدای کار شروع کنیم ، زیرا بسیاری از ارائه دهندگان خدمات از قبل خوب رزرو می کنند ، اما خیلی زود نیست ، بنابراین می توانید اختلال را برای تیم خود به حداقل برسانید. یک ماه آماده سازی فعال برای بیشتر تیم ها مناسب است.
موجودی: چه چیزی را باید بیاورید و کنار بگذارید؟ بیشتر اوقات ، جابجایی مبلمان گرانتر از آن است که ارزش آن را داشته باشد. اما وسایل شخصی ، دکور منحصر به فرد ، وسایل قابل استفاده مجدد (تخته های سفید) و تجهیزات IT بازی عادلانه ای هستند. این رهنمودها را به رهبران تیم ابلاغ کنید و از آنها در تهیه موجودی برای به اشتراک گذاشتن با افراد متحرک کمک بگیرید. برای خلاص شدن از شر مواردی که نیازی به آن ندارید ، برنامه ریزی کنید تا یک انبار را تهیه کنید.
فروشندگان: برای فروش در چه فروشندگان لازم خواهید بود؟ جابجایی ، ذخیره سازی ، جعبه های بسته بندی و تمیز کننده ها در هر حرکتی در دفتر انجام می شود. بیشتر حرکت ها بعد از ساعت ها یا آخر هفته اتفاق می افتد ، بنابراین مطمئن شوید که آن را در برنامه ریزی و بودجه خود قرار دهید. اگر از دفتر استفاده می کنید ، مونتاژ مبلمان شامل می شود. در غیر این صورت ، حمل و نقل را با نماینده مبلمان خود هماهنگ کنید و یک TaskRabbit را برای مونتاژ آن برنامه ریزی کنید.
بسته بندی: چگونه باید جعبه ها بسته بندی و بسته بندی شوند؟ چه زمانی کارمندان شروع به بسته بندی می کنند؟ در نظر بگیرید از کارمندان بخواهید وسایل خود را به دو بسته بندی تقسیم کنند: یک بسته لوازم جانبی که می توانند بلافاصله آنها را بسته بندی کنند ، و یک بسته ضروری که می توانند تا آخرین لحظه ذخیره کنند.
آموزش و پرورش: این حرکت چگونه بر زندگی روزمره کارمندان تأثیر خواهد گذاشت؟ یک راهنمای با سؤالات متداول راجع به تدارکات رفت و آمد ، نقاط محله ، امکانات رعایت کنید. برای یادآوری کارکنان از تدارکات اساسی (تاریخ انتقال ، آدرس دفتر جدید و غیره) به طور مکرر ارتباط برقرار کنید.

هماهنگی: با کارگزار خود ، مدیر تأسیسات در فضای جدید خود و طراح / معمار خود (در صورت امکان) تأیید کنید تا اطمینان حاصل کنید که هر کار ساختمانی در مسیر است ، برنامه های کاربردی روشن هستند ، برنامه ها روشن می شوند ، باراندازها در دسترس هستند و همه چیز خوب است که برود
مرحله پنجم: حل و فصل کنید، عیب یابی کنید و لذت ببرید
تبریک می گویم! شما همه موارد مهم - اما مهمتر از همه - مردم را با موفقیت جابجا کرده اید و از حفاری های قدیمی خود به یک دفتر زیبا و با برند جدید تبدیل کرده اید.
قبل از برگزاری مهمانی گرم کردن دفتر (و باید!) این را بخاطر بسپارید که با حل و فصل تیم شما می توانید مشکلات را برطرف کنید. به دنبال بازخورد کارمندان در مورد برنامه فضایی ، امکانات و دکوراسیون باشید. ما حتی توصیه می کنیم یک نظرسنجی بعد از حرکت ارسال کنید تا مطمئن شوید که همه نسبت به فضای جدید خود احساس خوبی دارند.
بیشتر مواقع غیر از این ، حرکت اداری علامتی است که شرکت شما در حال رشد و سلامت زیادی دارد. همانطور که تیم شما در حال رشد است و نیازهای کسب و کار شما تغییر می کند ، فراموش نکنید که یک دفتر عالی جلوه ای جسمی از فرهنگ تیم شما است - ما آرزو می کنیم بهترین را داشته باشید تا آن را با مبلمان عالی ، افراد شگفت انگیز و کارهای الهام بخش پر کنید.